BETTER WAY OF MIAMI, INC.

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES, Effective 4/1/15

 

 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND

DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. 

 

 

WHAT IS PROTECTED HEALTH INFORMATION

“Protected health information” is information about you, including demographic information, that may identify you and that relates to your past, present or future physical or mental health condition and related services. 

 

 

YOUR RIGHTS

Uses and Disclosures of Protected Health Information

This section will explain your rights and some of our responsibilities to you.

 

Getting a copy of your medical records

• You may ask to see or get an electronic or paper copy of your medical records.
• We will provide a copy or summary of your health information usually within 30 days of your request, and may charge a reasonable, cost-based fee for this service.

 

Correcting information that may be incorrect

• You may ask us to correct health information about you that you believe to be incorrect or incomplete.
• We may say “no” to your request, but if we do, we will inform you, in writing, within 60 days.

 

Requesting confidential communications

• You may ask us to contact you in a specific way; for example, you can provide us with a preferred phone number or address, other than your home address, to reach you.
• We will say “yes” to all reasonable requests.

 

Limiting what we use or share

• You can request that we not use or share certain health information for treatment, payment, or our operations.
• We may say “no” to your request if it would affect your care.
• If you pay for a service or health care in full, out-of-pocket, you may ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your healthcare insurer, and we will say “yes” unless the law requires us to share that information.

 

Receive a list of those we’ve shared information with

• You may ask for an accounting, or list, of the times we’ve shared your health information, with whom, and for what reason, for six years prior to the date you ask.
• We will include all the disclosure except for those about treatment, health care options, payment, and certain other disclosures like the ones you’ve asked us to make; ex: if you request us to send a copy of your medical information to your primary care physician.
• We will provide one accounting of your disclosures per year at no cost, but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another accounting before a year has passed.

 

Receiving a copy of this notice

• You may ask for a paper copy of this notice at any time, and we will give you a copy, even if you had previously asked to receive this notice electronically.

 

Choose someone to act on your behalf

• If someone is your legal guardian, or you have given someone medical power of attorney, then that person can act on your behalf and make choices about your health information.
• We will verify that the person does have this authority and can act on your behalf before we take any action.

 

Filing a complaint if you feel your rights have been violated

• You can file a complaint in the form of a grievance report if you feel we have violated your rights. You may get a blank grievance report from the front desk and turn it in to your Counselor after completing it.
• You may file a complaint with our Privacy Officer, Mitchell Cruz, by calling 305-336-6537, or emailing This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
• You may file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or by visiting http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/
• We will not retaliate against you for filing a complaint.

 

 

 

You may tell us about your preference for sharing certain health information. If you know how you would like for us to share your information in the situations described below, let us know. Tell us how you would like us to do with regard to your information, and we will follow your instructions.

 

In these cases, you have the right and the choice to tell us to:

• Share information with your close friends, family members, or others involved in your care.
• Share information about you in a disaster relief situation; ex: in case of a hurricane.
• Fundraising; We may contact you for fundraising efforts, but you may tell us not to contact you again.

 

If you are unable to tell us your preference, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest; ex: if you are unconscious. We can share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

 

In these cases, we will NEVER share your information unless you give us permission in writing:

• Marketing purposes
• Sale of your information

 

Some of the ways we use your health information are listed below:

 

To treat you

• We use your health information and share it with other health professionals who are also treating you; Ex. When a doctor treating you for an injury asks your regular physician for health information about you to know what prescription to order for you.

 

To run our organization

• We use and share your health information to run our facility, improve your care, and contact you when necessary. Ex. We use health information about you to manage your treatment and services.

 

To bill for your services

• We use and share your health information to bill for and receive payment from health plans or other funding sources. Ex. We may give information about you to your insurance provider so your treatment is paid for.

 

Other ways we can use or share your health information. We are allowed or required to share your information in other ways, usually in ways that contribute to the public good, such as for public health and research. We have to meet many conditions set forth in the laws before we can share your information for these purposes. For more information visit: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/index.html

 

To help with public health and safety issues, we can share health information about you for certain situations such as:

• Preventing disease.
• Helping with product recalls.
• Reporting adverse reactions to medications.
• Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence.
• To prevent or reduce a serious threat to anyone’s health or safety.

 

Conducting research:

• We may use or share your information for health research.

 

To comply with the law:

• We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see if we are in compliance with federal privacy laws.

 

To respond to organ and tissue donation requests :

• We can share health information about you with organ procurement organizations.

 

To work with a medical examiner or funeral director:

• We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

 

To address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests, we can use or share health information about you:

• For workers’ compensation claims.
• For law enforcement purposes or with a law enforcement official.
• With health oversight agencies for activities authorized by law.
• For special government functions such as military, national security, and presidential protective services.

 

To respond to lawsuits and legal action:

• We can share health information about you in response to a specific court order, or in response to a subpoena accompanied by a specific court order.

 

We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information. We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information. We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it. We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

 

For more information, visit: www.hhs.gov/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

 

 

Changes to the terms of this notice: We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our office, and on our website.

 

 

Privacy Officer, Mitchell Cruz,

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

305-336-6537

 

 

 

Versión en Español

 

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE USARSE Y  

REVELARSE Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.   

 

 

QUE ES LA INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA  

La "información de salud protegida es su información, incluyendo información demográfica que puede identificarlo y que se relaciona a su pasado, presente o a la condición futura de su  salud física o mental y los servicios relacionados.   

 

 

SUS DERECHOS 

Los usos  y divulgación de la  Información de Salud Protegida 

Esta sección explicará sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades. 

 

Obtener una copia de sus archivos médicos 

• Usted puede pedir ver u obtener una copia electrónica o de  papel de sus archivos médicos.  
• Nosotros normalmente proporcionaremos una copia o resumen de su información de salud dentro de 30 días de su petición y puede que cobremos una cuota razonable por el costo de este servicio. 

 

Enmendar la información que puede ser incorrecta 

• Usted puede pedirnos que corrijamos la información de salud  que usted cree puede estar incorrecta o incompleta. 
• Nosotros podemos negar su petición, pero si lo hacemos le informaremos por escrito dentro de 60 días. 

 

Pedir información confidencial 

• Usted puede pedir que le avisemos de una manera específica; por ejemplo, usted puede proporcionarnos (para localizarlo) un número de teléfono o dirección diferente a su información de domicilio.
• Nosotros aceptaremos todas las peticiones razonables. 

 

Limitar lo que usamos o compartimos 

• Usted puede pedir que nosotros no usemos su información de salud para el tratamiento, pago o nuestro funcionamiento. 
• Nosotros podemos negar su petición si esta afectara su cuidado. 
• Si usted paga por completo, de su propio bolsillo, por un servicio o cuidado de salud, usted puede pedirnos que no compartamos esa información con el propósito de pago u operaciones con su asegurador de salud y nosotros diremos "sí" a menos que la ley nos exija que compartamos esa información. 

 

Obtener una lista de aquellos con quien hemos compartido su  información.

• Usted puede pedir una contabilidad, o lista, de las veces que  nosotros hemos compartido su información de salud, con quien, y para qué. Esta puede contener información de hasta seis años atrás desde la fecha de su petición
• Nosotros incluiremos toda la información, excepto lo relacionado al tratamiento, opciones de cuidado de salud, pago, y la información específica pedida por usted. Por ejemplo: Si usted nos pide que enviemos una copia de su información médica a su médico del cuidado primario. 
• Nosotros proporcionaremos una contabilidad de su información por año sin costo, pero cobraremos una cuota razonable por el costo si usted pide otra contabilidad extra antes del año. 

 

Obtener una copia de este aviso.

• Usted puede pedir una copia de papel de este aviso cuando quiera y nosotros le proporcionaremos  una copia, aun cuando usted haya previamente recibido este aviso de forma electrónica. 

 

Escoja a alguien para actuar en su nombre 

• Si alguien es su guardián legal o usted ha dado poder médico de abogado a alguien, entonces esa persona puede actuar en su nombre y tomar decisiones sobre su información de salud. 
• Nosotros verificaremos que la persona tiene esta autoridad y puede actuar en su nombre antes de que nosotros tomemos alguna acción. 

 

Archivar una queja si usted siente que sus derechos han sido violados 

• Usted puede archivar una queja si usted siente que nosotros hemos violado sus derechos. Usted puede recibir una forma en blanco en la recepción y entregárselo a su consejero  después de completarlo. 
• Usted puede archivar una queja con nuestro Oficial de privacidad, Mitchell Cruz, llamando al 305-336-6537 o mandando electrónicamente a This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  
• Usted puede archivar una queja con el Departamento americano de Salud y la Oficina de Servicios Humanos para  los Derechos Civiles enviando una carta a 200 Avenida de Independencia, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando 1-877-696-6775, o visitando http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints /
• Nosotros no nos desquitaremos contra usted por archivar una queja. 

 

Usted puede decirnos cuál es  su preferencia a la hora de compartir cierta información de salud. Si usted sabe cómo le gustaría que nosotros compartiéramos su información en las situaciones descritas debajo, permítanos saber. Díganos cómo le gustaría que nosotros hiciéramos con respecto a su información, y nosotros seguiremos sus instrucciones. 

 

En estos casos, usted tiene el derecho y la opción de decirnos que: 

• Compartamos la información  con sus amigos íntimos, los miembros familiares, u otros involucrados en su cuidado. 
• Compartamos su información en una situación de alivio de desastre, Por ejemplo: En caso de un huracán. 
• Recaudación de fondos; Nosotros podemos avisarle para los esfuerzos de recaudaciones de fondos, pero usted puede decirnos que no le avisemos de nuevo. 

 

Si usted es incapaz de decirnos su preferencia, nosotros podemos proseguir y compartir su información si nosotros creemos que es para su mejor interés. Por ejemplo: si usted está inconsciente. Nosotros podemos compartir su información para evitar una amenaza seria e inminente a su salud o seguridad. 

 

En estos casos, nosotros NUNCA compartiremos su información a menos que usted nos dé  permiso por escrito: 

• Propósitos comerciales.
• La venta de su información.

 

Algunas de las maneras  que nosotros usamos su información de salud se lista debajo: 

 

Para tratarlo 

• Nosotros usamos su información de salud y la compartimos con otros profesionales de salud que también están tratándolo; Por ejemplo. Cuando un doctor que lo trata por una lesión le pregunta a su médico regular su información de salud para saber qué prescripción ordenar.

 

Para correr nuestra organización 

• Nosotros usamos y compartimos su información de salud para correr nuestra facilidad, mejorar su cuidado, y contactarlo  cuando necesario. Por ejemplo. Nosotros usamos su información de salud para manejar su tratamiento y servicios. 

 

Para cobrar por sus servicios 

• Nosotros usamos y compartimos su información de salud para cobrar y  recibir el pago de los seguros de salud .Por ejemplo. Nosotros podemos dar su información  al proveedor de seguro para que pague su tratamiento. 

 

Otras maneras que nosotros podemos usar o podemos compartir su información de salud. Se nos exige compartir su  información de otras maneras, normalmente de maneras que contribuyan al bienestar público, como para la salud pública e investigación. Nosotros tenemos que cumplir muchas condiciones legales antes de que  podamos compartir su información para estos propósitos. Para más información visite: http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/index.html

 

Para ayudar con la salud pública y la seguridad, nosotros podemos compartir su información de salud en situaciones como: 

• Previniendo enfermedades. 
• Ayudando con las llamadas de productos defectuosos. 
• Informando sobre reacciones adversas a los medicamentos. 
• Informando abuso sospechoso, abandono, o violencia doméstica. 
• Prevenir o reducir una amenaza seria. 

 

Investigación: 

• Nosotros podemos usar o podemos compartir su información para la investigación de salud. 

 

Para obedecer la ley: 

• Nosotros compartiremos su información si el estado o las leyes federales lo requieren,  incluyendo con el Departamento de Salud y Servicios Humanos, si quieren ver si nosotros estamos conforme a las leyes federales de privacidad. 

 

Para responder a la donación de órgano y tejidos: 

• Nosotros podemos compartir su información de salud con las organizaciones de donación de órganos. 

 

Para trabajar con un examinador forense o el director de arreglos funerales: 

• Nosotros podemos compartir su información de salud con un investigador, examinador forense, o el director de arreglos funerales. 

 

Para responder a la compensación laboral, petición policial, y otras peticiones del gobierno, nosotros podemos usar o compartir su información de salud:

• Para las demandas de compensación laboral. 
• Para las peticiones policiales.
• Con las agencias de vigilancia de salud para actividades autorizadas por la ley. 
• Para las funciones del gobierno especiales como el ejército, seguridad nacional, y los servicios de la protección presidenciales. 

 

Para responder a los pleitos y la acción legal: 

• Nosotros podemos compartir su información de salud en la contestación a una orden judicial específica, o en la contestación a una citación acompañada por una orden judicial específica. 

 

Nosotros estamos requeridos por la ley para mantener la privacidad y seguridad de su información de salud protegida. Nosotros le permitiremos saber rápidamente si una brecha ocurre que pueda comprometer la privacidad y seguridad de su información. Nosotros debemos seguir los deberes y prácticas de privacidad descritas en este aviso y debemos darle una copia de él. Nosotros no usaremos o compartiremos su información de otra manera que como se ha descrito aquí a menos que usted nos diga por escrito que podemos. Si usted nos dice que nosotros podemos, usted puede cambiar a su manera de pensar cuando quiera. Permítanos saber por escrito si usted cambia de parecer. 

 

Para más información, visita: www.hhs.gov/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html  

 

Los cambios a las condiciones de este aviso: Nosotros podemos cambiar las condiciones de este aviso, y los cambios aplicarán a toda la información que nosotros tenemos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible a su petición, en nuestra oficina, y en nuestro website.  

 

 

Oficial de Privacidad, Mitchell Cruz,  

This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.   

305-336-6537